Skladnost poslovanja in interni akti za podjetja

Skladnost poslovanja podjetja: najprej pregled dejanskega stanja

Vsako podjetje posluje drugače. Dokumentacija, ki jo potrebuje manjši samostojni podjetnik, ni nujno enaka dokumentaciji podjetja z več zaposlenimi, videonadzorom, poslovnimi prostori in kompleksnejšimi internimi procesi.

Zato najprej pregledamo način poslovanja in ugotovimo, katera področja je treba urediti ali dopolniti.

Pregled in načrt ureditve

Začetni pregled poslovanja in dokumentacije.
Seznam dokumentov, ki jih je glede na konkretne okoliščine smiselno urediti.
Pregled obstoječih pravilnikov in internih aktov.
Pregled kadrovske dokumentacije in pogodb.
Pregled varstva osebnih podatkov in ureditve videonadzora.

Priprava in uporaba dokumentov

Priprava manjkajoče dokumentacije.
Uskladitev dokumentov z dejanskimi procesi podjetja.
Pomoč pri uvedbi dokumentov v vsakodnevno poslovanje.
Pomoč pri posodobitvi dokumentacije ob spremembah poslovanja.

Dokumentacija mora biti prilagojena dejanskemu poslovanju podjetja – ne le prepisana iz splošnega vzorca.

Oddajte povpraševanje za pregled skladnosti

HR skladnost in kadrovska dokumentacija

Urejena kadrovska dokumentacija je pomembna pri vsakem podjetju, ki zaposluje delavce. Pomagamo pregledati kadrovske postopke, dokumentacijo in interne akte ter preveriti, ali ustrezajo načinu organizacije dela v podjetju.

Pregled pogodb o zaposlitvi, aneksov in drugih kadrovskih dokumentov.
Priprava oziroma pregled sistemizacije delovnih mest.
Pregled evidenc in kadrovskih postopkov.
Ureditev pravil, povezanih z delovnim časom.
Ureditev dela na domu oziroma dela na daljavo.
Pregled postopkov ob zaposlitvi novega delavca in ob prenehanju delovnega razmerja.
Priprava navodil in internih postopkov.
Ureditev seznanitve zaposlenih z internimi akti.
Pregled dokumentacije z vidika varstva osebnih podatkov zaposlenih.

Obseg pregleda prilagodimo številu zaposlenih, načinu dela, dejavnosti in organizaciji podjetja. Ob zaposlovanju tujcev lahko vključimo tudi pomoč pri delovnih dovoljenjih.

Potrebujete pregled kadrovske dokumentacije?

Interni akti podjetja in pravilniki za podjetja

Podjetju pomagamo ugotoviti, katere pravilnike in interne akte potrebuje glede na število zaposlenih, dejavnost, organizacijo dela ter druge posebnosti poslovanja.

Kateri so obvezni pravilniki za delodajalce?

Ni vsak akt obvezen za vsako podjetje. Po potrebi pripravimo ali pregledamo naslednje dokumente:

Akt o sistemizaciji delovnih mest.
Pravilnik o delovnem času.
Pravilnik o uporabi službenih vozil in pravilnik o uporabi službene opreme.
Pravilnik o delu na domu oziroma delu na daljavo.
Pravilnik o varovanju osebnih podatkov.
Pravilnik o videonadzoru oziroma interna pravila glede videonadzora.
Pravila uporabe elektronske pošte in informacijskih sistemov.
Pravilnik o službenih poteh in potnih nalogih.
Pravilnik o povračilu stroškov.
Pravila glede varovanja poslovnih skrivnosti.
Postopki za obravnavo prijav kršitev, kadar je to glede na okoliščine potrebno.
Druga interna navodila in akti glede na dejavnost podjetja.

Obveznost posameznega dokumenta je odvisna od konkretnega podjetja in veljavnih predpisov. Zato pred pripravo dokumentacije najprej preverimo dejansko stanje in potrebe naročnika.

Oddajte povpraševanje za interne akte

GDPR za podjetja in varstvo osebnih podatkov

Podjetja pri svojem poslovanju obdelujejo osebne podatke zaposlenih, strank, poslovnih partnerjev, obiskovalcev in drugih posameznikov. Pomagamo pregledati, katere osebne podatke podjetje zbira, zakaj jih uporablja, kako dolgo jih hrani in komu jih posreduje.

Pregled obdelav osebnih podatkov in obstoječih politik zasebnosti.
Priprava ali posodobitev obvestil posameznikom.
Pregled pravnih podlag za obdelavo, privolitev in spletnih obrazcev.
Pregled pogodb z zunanjimi izvajalci.
Priprava ali pregled pogodb o pogodbeni obdelavi podatkov.
Pomoč pri pripravi evidence dejavnosti obdelave.
Ureditev rokov hrambe dokumentacije in dostopov do osebnih podatkov.
Priprava internih navodil zaposlenim.
Pomoč pri postopkih ob morebitni kršitvi varnosti osebnih podatkov.

Dokumentacijo uskladimo z dejanskimi procesi. Pregled se nanaša na dogovorjeni obseg in ne zagotavlja popolne ali trajne skladnosti; dokumente in postopke je treba redno posodabljati.

Potrebujem GDPR pregled

Videonadzor v podjetju

Videonadzor mora biti uveden premišljeno, transparentno in skladno s pravili varstva osebnih podatkov. Samo namestitev opozorilne table praviloma ni dovolj za celovito ureditev področja.

Kaj pregledamo?

Namen in obseg videonadzora ter območja, ki jih zajemajo kamere.
Pravno podlago za izvajanje videonadzora.
Obvestila o izvajanju videonadzora.
Dostop do posnetkov ter način in čas njihove hrambe.
Interne evidence in dokumentacijo.
Vključene zunanje izvajalce in varnostne ukrepe.
Postopek ob zahtevah posameznikov.

Če videonadzor še načrtujete, priporočamo pregled pred namestitvijo kamer. Če ga že izvajate, lahko pregledamo obstoječo ureditev in predlagamo potrebne dopolnitve.

Oddajte povpraševanje za pregled videonadzora

AML skladnost – preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma

Podjetjem pomagamo pri pregledu in ureditvi dokumentacije ter postopkov za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma. Najprej preverimo, ali je podjetje glede na svojo dejavnost in storitve zavezanec po ZPPDFT-2 ter katere obveznosti veljajo zanj.

Ocena tveganja in interni akti

Pregled obstoječe AML dokumentacije in dejanskih postopkov.
Pomoč pri pripravi ali posodobitvi ocene tveganja.
Priprava oziroma pregled internih politik, pravilnikov in navodil.
Opredelitev odgovornosti ter pomoč pri ureditvi notranjih kontrol.

Pregled strank in izvajanje v praksi

Ureditev postopkov pregleda stranke (KYC) in ugotavljanja dejanskega lastnika.
Pomoč pri razvrščanju strank glede na tveganje in spremljanju poslovnega razmerja.
Ureditev postopkov za prepoznavanje in obravnavo sumljivih okoliščin ter izpolnjevanje obveznosti poročanja pristojnemu organu.
Pregled evidenc, hrambe dokumentacije in varstva podatkov.
Pomoč pri načrtovanju usposabljanja zaposlenih in posodabljanju postopkov.

AML obveznosti niso enake za vsa podjetja. Obseg podpore prilagodimo statusu zavezanca, dejavnosti, strankam in ugotovljenim tveganjem ter veljavnim predpisom in smernicam pristojnega nadzornika. Dokumentacijo je treba izvajati v praksi in redno posodabljati; enkratni pregled ne zagotavlja trajne skladnosti.

Oddajte povpraševanje za AML skladnost

Priprava in pregled pogodb za podjetja

Dobro pripravljena pogodba jasno določa pravice, obveznosti, roke, odgovornosti in način reševanja morebitnih zapletov.

Pogodbe o poslovnem sodelovanju ter pogodbe z naročniki in dobavitelji.
Pogodbe o opravljanju storitev.
Pogodbe o zaposlitvi in aneksi.
Podjemne in druge pogodbe.
Pogodbe o nerazkrivanju zaupnih informacij.
Pogodbe o obdelavi osebnih podatkov.
Najemne pogodbe.
Splošni pogoji poslovanja.
Izjave, soglasja in druga poslovna dokumentacija.

Vsak dokument pregledamo glede na konkretno poslovno razmerje. Ne uporabljamo enakega vzorca za vse primere, kadar ta ne odraža dejanskega dogovora med strankami.

Potrebujem pripravo ali pregled pogodbe

Ustanovitev podjetja in podpora ob začetku poslovanja

Nov začetek

Odpiranje podjetja v Sloveniji

Odpiranje podjetja prinaša več odločitev, postopkov in administrativnih obveznosti. Pomagamo vam razumeti korake ter povezati vse potrebno za začetek poslovanja.

Začetni pregled poslovne ideje in načina poslovanja.
Pomoč pri izbiri ustrezne organizacijske oblike in postopku ustanovitve podjetja.
Priprava seznama potrebnih dokumentov.
Pomoč pri identifikaciji za namene DDV, kadar je potrebna.
Pomoč tujim ustanoviteljem in direktorjem.
Pomoč pri iskanju ustreznega računovodskega servisa.
Pomoč pri pripravi dokumentacije za banko in komunikacija z banko v dogovorjenem obsegu.
Pomoč pri odpiranju poslovnega računa.
Osnovna ureditev internih dokumentov in poslovnih procesov.
Usmeritev glede začetnih administrativnih obveznosti.

Če določeno dejanje zahteva osebno prisotnost stranke, notarsko storitev ali uradni postopek, to jasno pojasnimo. O odobritvah odločajo pristojne institucije; odprtja računa ali odobritve banke ne zagotavljamo.

Potrebujem pomoč pri odprtju podjetja

Pridobitev identifikacijske številke za DDV

Podjetjem in samostojnim podjetnikom pomagamo pri pripravi dokumentacije in postopku identifikacije za namene DDV. Glede na način poslovanja preverimo okoliščine obvezne ali prostovoljne vključitve v sistem DDV ter potrebne korake.

Naša pomoč lahko vključuje:

Pregled poslovanja in okoliščin, pomembnih za identifikacijo za DDV.
Pojasnilo potrebnega zahtevka in dokazil.
Pomoč pri pripravi in oddaji vloge prek eDavkov na podlagi ustreznega pooblastila.
Pomoč pri dopolnitvah dokumentacije in komunikaciji s FURS.
Uskladitev začetnih korakov z izbranim računovodskim servisom.

Obveznosti in postopek so odvisni od konkretnega poslovanja, tudi poslovanja s tujino. O izdaji identifikacijske številke za DDV odloča FURS.

Povpraševanje za pridobitev številke za DDV

Računovodski servis za podjetje

Dober računovodski servis ni le izvajalec knjiženja, ampak pomemben poslovni partner. Glede na dejavnost, velikost podjetja, število zaposlenih, obseg dokumentacije in način poslovanja vam pomagamo opredeliti, kakšen računovodski servis potrebujete.

Priprava osnovnih zahtev za računovodski servis.
Pomoč pri pridobivanju ponudb in primerjava obsega storitev.
Pomoč pri komunikaciji z izbranim servisom.
Koordinacija začetnega prenosa podatkov in dokumentacije.

Končna izbira in sklenitev pogodbe ostajata odločitev naročnika.

Pomoč pri komunikaciji z banko

Podjetjem in tujim ustanoviteljem pomagamo pripraviti dokumentacijo ter učinkoviteje komunicirati z bankami.

Priprava seznama dokumentacije za banko.
Pomoč pri izpolnjevanju obrazcev.
Usklajevanje podatkov o podjetju in dejanskih lastnikih.
Pomoč pri pripravi AML oziroma KYC dokumentacije.
Pojasnjevanje poslovnega modela in namena računa.
Podpora pri komunikaciji z bančnim svetovalcem.
Pomoč pri dopolnitvah dokumentacije.

O odprtju poslovnega računa, vzpostavitvi poslovnega razmerja in drugih bančnih storitvah vedno odloča banka. NIKELA odobritve banke ne more zagotoviti.

Potrebujem pomoč pri komunikaciji z banko

Komu je storitev namenjena?

Začetek in rast

Novoustanovljena podjetja in samostojni podjetniki.
Mikro, mala in srednje velika podjetja.
Tuji ustanovitelji in direktorji.
Podjetja, ki hitro rastejo.

Urejena dokumentacija in postopki

Podjetja z zaposlenimi in potrebo po pregledu kadrovske dokumentacije.
Podjetja, ki še nimajo urejenih internih aktov.
Podjetja, ki uvajajo videonadzor.
Podjetja, ki obdelujejo večji obseg osebnih podatkov.
Podjetja, ki potrebujejo pripravo ali pregled pogodb.

Preverite, kaj potrebuje vaše podjetje

Kako poteka sodelovanje?

Predstavitev potreb. Na kratko predstavite podjetje, število zaposlenih, dejavnost in področja, pri katerih potrebujete pomoč.
Pregled stanja. Preverimo način poslovanja, obstoječo dokumentacijo in posebnosti vašega podjetja.
Načrt ureditve. Predlagamo, katere dokumente oziroma področja je treba pripraviti, pregledati ali posodobiti.
Priprava in pregled. Pripravimo oziroma pregledamo dogovorjene pravilnike, interne akte, pogodbe in druge dokumente.
Uvedba v prakso. Pojasnimo uporabo dokumentov in vas opozorimo na postopke, ki jih je treba izvajati tudi v praksi.

Individualna ponudba glede na potrebe podjetja

Cena je odvisna od velikosti podjetja, števila zaposlenih, področja pregleda, količine obstoječe dokumentacije in števila dokumentov, ki jih je treba pripraviti ali posodobiti.

Po začetnem pregledu vam pripravimo jasno individualno ponudbo.

Pregled posameznega dokumenta.
Priprava posameznega pravilnika ali pogodbe.
Pregled izbranega področja poslovanja.
Celovit pregled skladnosti podjetja.
Dolgoročna podpora pri urejanju dokumentacije.

Pošljite povpraševanje za ponudbo

Zakaj NIKELA?

Celovit pregled poslovanja in dokumentacije.
Dokumenti, prilagojeni dejanskemu poslovanju.
Povezovanje kadrovskih, pogodbenih in organizacijskih področij.
Jasna in razumljiva komunikacija.
Pomoč pri vzpostavitvi novih podjetij.
Podpora slovenskim in tujim ustanoviteljem.
Pomoč pri komunikaciji z bankami in računovodskimi servisi.
Možnost enkratnega pregleda ali dolgoročnega sodelovanja.
Individualna ponudba glede na potrebe podjetja.

Skladnost ni enkraten dokument, ampak proces. Dokumentacijo je treba uporabljati v praksi ter jo ob spremembah poslovanja in predpisov ustrezno posodabljati.

Pri načrtovanju investicij vam lahko pomagamo tudi pri razpisih in možnostih financiranja. Za druga vprašanja uporabite kontaktni obrazec.

Bodite obveščeni o pomembnih obveznostih za podjetja

Pripravljamo NIKELA e-novičke s praktičnimi informacijami o skladnosti poslovanja, kadrovski dokumentaciji, internih aktih, varstvu osebnih podatkov in drugih pomembnih poslovnih obveznostih.

Pomembne spremembe za delodajalce.
Kadrovski pravilniki in dokumentacija.
Varstvo osebnih podatkov in videonadzor.
Pogodbe in splošni pogoji.
Ustanavljanje in organizacija podjetja.
Aktualni razpisi in možnosti financiranja.

Prijava na e-novičke trenutno še ni na voljo. Za aktualne možnosti nam medtem pošljite povpraševanje.

Politika zasebnosti. Od prejemanja e-novic se lahko kadar koli odjavite. Ta obrazec do vključitve prijave ne zbira podatkov.

Pogosta vprašanja o skladnosti poslovanja

Kaj pomeni skladnost poslovanja?

Skladnost poslovanja pomeni, da so poslovni procesi, dokumentacija, pogodbe in interni postopki podjetja usklajeni z veljavnimi zahtevami ter z dejanskim načinom poslovanja.

Katere pravilnike in interne akte potrebuje moje podjetje?

To je odvisno od dejavnosti, velikosti podjetja, števila zaposlenih, načina organizacije dela, uporabe videonadzora in drugih okoliščin. Najprej pregledamo vaše podjetje in nato pripravimo seznam dokumentacije, ki jo je treba urediti.

Ali manjše podjetje potrebuje interne akte?

Tudi manjša podjetja potrebujejo določeno dokumentacijo, vendar ni vsak akt obvezen za vsako podjetje. Obseg potrebnih dokumentov preverimo glede na konkretne okoliščine.

Ali pregledate obstoječe pravilnike?

Da. Pregledamo obstoječe pravilnike in druge interne akte ter opozorimo na morebitne pomanjkljivosti, neskladja ali vsebino, ki ne ustreza več dejanskemu poslovanju.

Ali pomagate pri kadrovski dokumentaciji?

Da. Pomagamo pri pripravi in pregledu pogodb o zaposlitvi, aneksov, sistemizacije delovnih mest, internih pravilnikov in drugih dokumentov, povezanih z zaposlenimi.

Ali pregledate ureditev videonadzora?

Da. Pregledamo namen, obseg, obvestila, dostop do posnetkov, roke hrambe in drugo dokumentacijo, povezano z izvajanjem videonadzora.

Kaj vključuje pregled GDPR?

Pomagamo pregledati obdelave osebnih podatkov, obvestila, pogodbe, evidence, roke hrambe, varnostne ukrepe in interne postopke. Pregled prilagodimo načinu poslovanja podjetja.

Ali pripravljate in pregledujete pogodbe?

Da. Pomagamo pri pripravi in pregledu različnih pogodb, splošnih pogojev, izjav, soglasij in druge poslovne dokumentacije.

Ali pomagate pri ustanovitvi podjetja?

Da. Pomagamo pri organizaciji postopka, pripravi dokumentacije, identifikaciji za namene DDV, iskanju računovodskega servisa in komunikaciji z banko.

Ali pomagate tudi tujim ustanoviteljem in direktorjem?

Da. Tujim ustanoviteljem in direktorjem pomagamo razumeti postopek, pripraviti potrebno dokumentacijo ter urediti začetne korake ter po potrebi identifikacijo podjetja za namene DDV.

Ali zagotavljate odprtje poslovnega računa?

Ne. O odprtju računa in vzpostavitvi poslovnega razmerja vedno odloča banka. Lahko pa pomagamo pripraviti dokumentacijo, pojasnila in odgovore ter komunicirati z banko.

Kako pomagate pri izbiri računovodskega servisa?

Pomagamo lahko opredeliti vaše potrebe, pridobiti oziroma primerjati ponudbe in vzpostaviti komunikacijo z ustreznim računovodskim servisom. Končno izbiro opravi naročnik.

Koliko stane pregled skladnosti poslovanja?

Cena je odvisna od velikosti podjetja, števila zaposlenih, področja pregleda in obsega dokumentacije. Po prejemu osnovnih informacij pripravimo individualno ponudbo.

Ali lahko naročim pregled samo enega dokumenta?

Da. Lahko naročite pregled ali pripravo posameznega dokumenta, določenega področja ali celovit pregled skladnosti poslovanja.

Ali nudite dolgoročno podporo?

Da. Po dogovoru lahko spremljamo dokumentacijo podjetja, pomagamo pri spremembah in posodobitvah ter nudimo podporo pri novih poslovnih situacijah.

Ali pomagate pri AML skladnosti in ali jo potrebuje vsako podjetje?

Da. Pomagamo pri pregledu AML dokumentacije, oceni tveganja, internih pravilih, postopkih pregleda strank in notranjih kontrolah. Najprej preverimo, ali je podjetje zavezanec po ZPPDFT-2. Obveznosti so odvisne od dejavnosti, storitev in tveganj; niso enake za vsa podjetja. Obseg podpore dogovorimo glede na konkretno poslovanje.